Social Media policy aziendale: i motivi per realizzarla

Francesco Del Bono
Pubblicato da Francesco Del Bono
il 15/04/19 17.41
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Dipendenti e collaboratori possono diventare, se coinvolti nel modo giusto, i primi brand ambassador. Se non accuratamente formati, possono però – anche involontariamente – creare qualche "social-grattacapo". Ogni azienda dovrebbe adottare una Social Media Policy per fare in modo che le conversazioni in rete fungano da sostegno e non da problema.

Cosa si intende per Social Media Policy

La Social Media Policy interna è un documento indirizzato al personale, ha l'obiettivo di sensibilizzare e informare i dipendenti sul corretto utilizzo dei social media quando si parla dell’azienda o si gestiscono i profili ufficiali. Si tratta di una guida condivisa affinché tutti siano consapevoli e attivamente coinvolti nella vita del brand. Un manuale di comportamento, comprensivo di indicazioni utili e di eventuali sanzioni in caso di violazione.

I problemi sono sempre dietro l'angolo, per questo è necessario istituire una policy. Qualcuno ha memoria di quando un dipendente di Taco Bell's pubblicò una foto sul suo account social mentre leccava i tacos prima di servirli ai clienti?

Come si scrive una Social Media Policy corretta?

Prima di iniziare a redigere il documento è bene aver chiaro un concetto, la policy non serve solo a salvaguardare l'azienda, ma anche chi ci lavora. Ecco qui 3 punti chiave per la stesura:

  1. Chiarezza
    Parlare chiaro ai dipendenti. La community aziendale vive all'interno. Prima di dire cosa non si può fare è d'obbligo spiegare bene cosa si può fare, come ad esempio like ai post, condivisione degli aggiornamenti, commenti positivi... Importante è coinvolgere le persone e incoraggiarle a contribuire allo scopo comune. Da ribadire il fatto che la policy interna protegge non solo il nome dell’azienda ma anche la professionalità delle persone: fra colleghi venga mantenuta correttezza, bando quindi a offese e prese in giro legate al lavoro. Altra cosa da vietare è la divulgazione di informazioni o notizie false attorno all'azienda (cosa peraltro punibile a termini di legge). Stop anche, negli spazi aziendali, al fai-da-te poco professionale: è importante mettere a disposizione format e materiali coordinati
  2. Conseguenze e sanzioni
    Stabilite le regole, sono da stabilire le sanzioni . Il consiglio è quello di prevedere una serie di step progressivi, che vanno da conseguenze blande (una semplice segnalazione a voce) fino a sanzioni più serie solo per gravi danni reputazionali o scorrettezze reiterate nel tempo
  3. Diffusione
    Email, intranet ma anche il buon vecchio cartaceo, ogni mezzo per diffondere e far presente la Social Media Policy è buono. Come diceva il buon Kotler: "Diffondi la buona novella"!

Carta o pixel che sia, la sola lettura non è sufficiente a garantire un comportamento corretto e coordinato con le linee aziendali. Nemmeno una firma rituale lo è. Affinché la regola si trasformi in valore condiviso è necessario fare incontri, organizzare tavoli di discussione e fare tanta, tantissima formazione. Iniziative di questo tipo possono anche diventare un’ottima occasione per far crescere e cementare lo spirito di squadra.

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